Du kan inte klistra in organisationens data här

Du sitter vid datorn på jobbet och försöker dela ett viktigt dokument med en kollega. Plötsligt dyker ett felmeddelande upp: "du kan inte klistra in organisationens data här." Du blir förvirrad. Varför kan du inte bara klistra in? Det verkar så enkelt, faktiskt. Det här är en vanlig frustration på många arbetsplatser, och många förstår inte varför systemet stoppar dem. Även om detta tema ligger lite vid sidan av Generell Blogs vanliga fokus på psykisk hälsa och personlig utveckling handlar det om något viktigt för ditt välbefinnande på jobbet att förstå reglerna som omger dig.

Vad räknas som organisationens data?

Organisationens data är information som tillhör ditt företag eller din organisation. Det kan vara personnumer, löneuppgifter, kundlistor, interna rapporter eller mejl. Även dina arbetskollégors namn och kontaktuppgifter räknas ofta som organisationsdata. Skillnaden mellan privat och organisationsdata är viktig. Din personliga dagbok är din. En rapport om företagets resultat tillhör organisationen. Det spelar roll för dataskyddet.

Varför finns regeln?

Regeln finns för att skydda människor. GDPR är en lag som säger hur vi hanterar personuppgifter. Om känslig data hamnar på fel plats kan det leda till dataintrång. En medarbetare klistrar in en kundlista i ett personligt moln. Hackers får tillgång. Kunderna skadar. Företaget åtalas. Alla förlorar. Regeln stoppar detta innan det händer, vilket är rätt bra egentligen.

Hur hanterar du det rätt?

Använd endast de system som ditt företag godkänt. Om du ska dela en fil använder du företagets egen molntjänst, inte din privata. Om du är osäker fråga din IT-avdelning eller chef innan du gör något. Det är bättre att fråga än att göra misstag. Många organisationer erbjuder utbildning om dataskydd be om det om du behöver.

En annan viktig del av försiktigheten är att tänka på vad som är känsligt. Innehåller informationen personnummer, löner eller hemadresser? Då får den inte delas på externa plattformer. Tvivelsmål löses genom att fråga.

Varför detta spelar roll för dig

Du tänker kanske att detta bara är en IT-fråga. Men det handlar också om stress och säkerhet. Att veta reglerna minskar oron på jobbet. Du slipper skylla för dataintrång. Du undviker att organisationen hamnar i problem. Ditt jobb känns säkrare. Försiktighet skyddar alla dig själv, dina kollegor och organisationen.